Privacybeleid

Tekenhier (bereikbaar via tekenhier.nl) helpt ondernemers om documenten rechtsgeldig te laten ondertekenen: je uploadt een PDF, stuurt een beveiligde tekenlink en ontvangt het getekende document met een audit-trail terug. We gaan zorgvuldig om met je gegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hieronder lees je welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

Wie is verantwoordelijk

Voor de gegevens van jouw account en je gebruik van Tekenhier zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Onze gegevens:

• Tekenhier is een dienst van FM Business Solutions
• KvK-nummer: 84051620
• Contact: info@tekenhier.nl

De documenten die je uploadt en de gegevens van de ondertekenaars die je toevoegt, bepaal jij. Daarvoor ben jíj de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker: we verwerken die gegevens uitsluitend om de tekenopdracht voor jou uit te voeren. Zie ook het kopje “Tekenhier als verwerker” hieronder.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en een versleutelde (gehashte) versie van je wachtwoord.
• Documentgegevens (door jou aangeleverd): de PDF-documenten die je uploadt en de namen en e-mailadressen van de ondertekenaars die je toevoegt.
• Audit-trailgegevens: om aan te tonen dat een handtekening echt is, leggen we per ondertekening het tijdstip en het IP-adres van de ondertekenaar vast, plus dat de tekenlink via e-mail is geverifieerd.
• Technische gegevens: logbestanden en functionele cookies, voor beveiliging en het laten werken van de dienst.

Waarom we deze gegevens verwerken en op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: je account beheren, tekenverzoeken versturen, handtekeningen vastleggen en het getekende document met audit-trail leveren.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie en het vastleggen van de audit-trail die de rechtsgeldigheid van een handtekening onderbouwt.
• Wettelijke plicht: voor zover we op grond van de wet gegevens moeten bewaren of verstrekken.

Tekenhier als verwerker

Voor de documenten en ondertekenaargegevens die jij aanlevert treden wij op als verwerker namens jou. We gebruiken die gegevens alleen om de dienst te leveren, niet voor eigen doeleinden, en we beveiligen ze volgens dit beleid. Op verzoek sluiten we een verwerkersovereenkomst met je af.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen wel zorgvuldig gekozen subverwerkers in, onder een verwerkersovereenkomst:

• Cloudflare, Inc.: hosting, database, opslag van documenten en e-mailverzending. Je gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Waar je gegevens staan

Je gegevens en documenten worden opgeslagen binnen de Europese Unie.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Documenten en hun audit-trail bewaren we zolang je account bestaat, of korter als je een document zelf verwijdert. Op een betaald plan geldt een langere gegarandeerde bewaartermijn.
• Accountgegevens bewaren we zolang je een account hebt. Verwijder je je account, dan verwijderen we je profielgegevens, je concepten en je verzonden-maar-nog-niet-getekende documenten direct en definitief, inclusief de audit-trail van die documenten.
• Volledig ondertekende documenten zijn een uitzondering: die blijven bewaard als bewijsstuk voor de ondertekenaar(s), want een getekend document is ook bewijs voor de partij die tekende, niet alleen voor jou als accounthouder. We anonimiseren daarbij je profielgegevens (naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, logo). De audit-trail van zo'n document blijft wél integraal, inclusief het IP-adres en de browsergegevens waarmee het is aangemaakt en ondertekend: die vormen samen het bewijs dat de handtekening rechtsgeldig is, en dat bewijs mag niet eenzijdig aangetast worden. Ook de gegevens van de ondertekenaar(s) zelf (naam, e-mailadres, handtekening) blijven onaangetast, want die zíjn het bewijs. Ons beleid is deze documenten en hun audit-trail 7 jaar na de laatste handtekening te verwijderen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Verbindingen zijn versleuteld (in transit) en documenten worden versleuteld opgeslagen (at rest). Wachtwoorden bewaren we alleen als PBKDF2-hash, nooit leesbaar. Tekenlinks en eenmalige codes bewaren we alleen in gehashte vorm.

Je rechten

Op grond van de AVG mag je je gegevens inzien, corrigeren, verwijderen of de verwerking laten beperken, bezwaar maken en je gegevens laten overdragen (dataportabiliteit). Stuur je verzoek naar info@tekenhier.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Tekenhier gebruikt alleen functionele cookies. Lees meer in onze cookieverklaring.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Contact

Vragen over je privacy? Mail naar info@tekenhier.nl.